Exclaimer ist Aussteller auf der Microsoft® Tech•Ed North America 2010.
Tech•Ed ist das wichtigste Technologietreffen für Entwickler und IT Professionals. Dieses Jahr findet die Konferenz in New Orleans statt.
Oft kommt es vor, dass die Signatur an das Ende der E-Mail gesetzt wird. Normalerweise wird dies bei den Exclaimer-Produkten durch die Verwendung des vorhandenen clientseitigen Trenn-Kennzeichens, dem so genannten Seperator - vermieden.
Dennoch kommt es bei Clients wie mobilen Endgeräten (iPhone, Blackberry) manchmal vor, dass diese keinen oder unbekannte Trenn-Kennzeichen nutzen.
Im folgenden werden die relevanten KnowledgeBase-Artikel aufgeführt, die dieses Thema behandeln.
Exclaimer stellt für Exchange 2010 Server in einer neuen Produktlinie das Modul mail disclaimers zur Verfügung. Das Modul ist in .NET programmiert und entspricht dem Level, den auch Exchange 2010 und Outlook 2010 vorweisen.
Dennoch ist es möglich die traditionellen Exclaimer Mail Utilities mit Exchange 2010 zu verwenden. Dies wird allen Exclaimer-Kunden entgegenkommen, die nicht nach mail disclaimers migrieren können. Wie, das zeigt dieser Artikel.
Da die Signaturen/Disclaimer erst nach Absenden in die E-Mail eingefügt werden, stellt sich die Frage, wie der Benutzer kontrollieren kann, was an seine E-Mails angefügt wird.
Der Beitrag stellt 2 Lösungen vor.
Wie können Sie Bilder wie Logos, Werbebanner, Fotos oder eingescannte Unterschriften zentral in E-Mails integrieren? Wie kann man entweder "eingebettete" Objekte (auch Offline-HTML genannt) oder Bilder mit Verweis auf das Internet (Online-HTML) nutzen? Oder kann ich auch alles kombinieren? Die Verwendung von Offline-Elementen ermöglicht es zum Beispiel, aktuelle Anzeigen, die auf Ihrer Webseite im Internet veröffentlicht sind, immer aktuell auch in den Emails zu verwenden.
Auf welchen Servern sollen oder müssen die Mail Utilities installiert werden?
Zum einen, um Signaturen/Disclaimer zu setzen und zum zweiten, um die administrative / inhaltliche Verwaltung durch zu führen.
Antworten darauf - abhängig von den jeweils verwendeten Exchange Versionen und Topologien - finden Sie in diesem Blog.
Hinweis: Die Mail Utilities werden nicht nach Serveranzahl lizenziert!
Möchten Sie automatisch auf E-Mails antworten, die an definierte Empfänger gerichtet sind?
Beispiele
- Supportanfragen an support@IhreFirma oder
- Emails an Personen, die z.Zt. nicht in der Firma sind (alle Mitglieder der Active Directory Gruppe InMutterschaft oder
- E-Mails, die ein bestimmtes Wort in der Betreff-Zeile haben?
Mit dem Regelwerk von Exclaimer Mail Utilities ist dies leicht zu bewerkstelligen.
Wie kann man erreichen, dass mail-aktivierte Öffentliche Ordner auch mit Signatur, Disclaimer, Autoresponder und anderen Featuren von Mail Utilities "angesprochen" werden? Eigentlich entspricht dies der allgemeinen Frage "Wie kann eine standardisierte E-Mail-Signatur technisch zentral verwaltet werden?" - nur in Bezug auf Public Folder in Exchange.
Wir haben den Test gemacht und in diesem Beitrag des Blogs "Tools für Exchange und Active Directory" hinterlegt.
Eine Signatur oder ein Disclaimer wird normalerweise nicht unter alle Nachrichten gesetzt.
Villeicht sollen die Mitarbeiter private E-Mails kennzeichnen dürfen und dann auch keine Unternehmens-Signatur erhalten.
Oder wenn eine bestimmte Textphrase in der E-Mail vorkommt, soll keine Signatur / kein Disclaimer gesetzt werden.
Dieser Blog veranschaulicht, wie dies zu relaisieren ist.
Oft ist es erforderlich, die "Meta"-Informationen einer E-Mail vor dem Versenden zentral zu verändern.
Eine Anforderung kann zum Beispoiel sein, dass man alle Nachrichten an eine bestimmte Zieldomäne immer in Plain-Text umwandeln muss. Oder man möchte bestimmte E-Mails an bestimmte Empfänger "blocken" oder mit einer veränderten Absendeadresse versehen.
Im folgenden Blog möchte ich die Schritte zeigen, die man für die technische Gestaltung einer zentralen E-Mail mit Signatur benötigt.
" . . . Wir führen Exchange 2010 ein. Wir haben gehört, dass man damit auch Disclaimer realisieren kann. . . " - Was leisten die Bordmittel von Exchange 2010 und warum sollten wir Tools von Exclaimer einsetzen?"
Dieser Eintrag möchte eine Antwort geben unter Vorbehalt des Einsatzes von Exchange 2010 BETA Version.
Auch die Absenderadresse kann genutzt werden, um einen höheren Wiedererkennungswert bei unternehmensweiten, alltäglichen Emails zu erreichen. Dies kann zum Beispiel über die Verwendung von Groß- und Kleinschrift erfolgen (emueller@NETsec.de) oder über den so genannten Anzeigenamen (Erika Müller (NETsec)).
Im Folgenden wird aufgezeigt, wie Sie die Konfiguration des Exchange Servers 2007 nutzen können, um solche Zielsetzungen zu erreichen. Ebenso kann man mit den Exclaimer Mail Utilities die Gestaltung des Absenders beeinflussen.
Exclaimer biette 2 verschiedene Werkzeuge an, mit denen Corporate Identity, Disclaimer, Signaturen und Werbehinweise in den alltäglichen Unternehmens-Emails zentral durchgesetzt werden kann.
Sie möchten eine Email mit Signatur an einen internen sowie einen externen Empfänger senden. Für interne Empfänger haben Sie eine andere Regel definiert als für externe. Sie stellen fest, dass beide immer durch die gleiche Regel erfasst werden und demnach keine Differenzierung stattfindet.
Wenn man auf einem aktiven Cluster-Knoten oder auf einer Workstation die MailUtilities konfiguriert (also zum Beispiel eine Regel erstellt), so besteht keine automatische Synchronisierung mit der MailUtilities-Installationen auf den anderen Servern.
„ . . . Ich möchte eine professionell aussehende Email Signatur für jede Mailbox eines Users in meiner Organisation erstellen. Sie soll den Namen des Users, die Email-Adresse und andere Kontaktdetails enthalten, inklusive unseres Firmenlogos. . . "
" . . . Wir möchten in unseren Emails Werbung anfügen. Der Inhalt soll von Personen zur Verfügung gestellt werden können, die keinen Zugriff auf die Exclaimerverwaltung haben . . ."
" . . . Wenn ein Mitarbeiter im Namen eines anderen Postfaches Mails sendet, soll auch die Signatur mit den Active Directory Werten des anderen Postfaches erstellt werden und nicht die Signatur des Sendenden . . ."
" . . . Wir führen Exchange 2007 ein. Wir haben gehört, dass man damit auch Disclaimer realisieren kann. . . " - Was leisten die Bordmittelvon Exchange 2007 und warum sollten wir Tools von Exclaimer einsetzen?
" . . . Wir haben Benutzer, die im Active Directory die Mobilnummer eingetragen haben, andere Benutzer jedoch nicht. Ist es möglich, im HTML-Editor einen TAG zu nutzen, der nur die Mobilnummer anzeigt, wenn dazu ein Wert im Active Directory vorhanden ist?
Es sieht nämlich nicht gut aus, wenn folgendes in der Signatur angezeigt wird:
Martin Mustermann
Tel.: +49 281 548484
Mob.:
Fax: +49 281 644648
. . . "
Rick Robertson, Präsident der Exclaimer Ltd., fasst in einem "A best-practices approach to email branding" die wichtigsten Argumente zum Thema Corporate Design in unternehmensweiten Emails zusammen.
Anlass ist das Erscheinen der Mail Utilities 2007 für Firmen, die Microsoft Exchange Version 2007 (64bit) einsetzen.
Näheres finden Sie in folgendem (englischen) Dokument: Datei herunterladen
Oft werden wir gefragt, wann es erforderlich ist, Rechtsdisclaimer in Emails zu verwenden.
Dieser Beitrag stellt keine Rechtshilfe dar, sondern verweist in den folgenden Links auf die entsprechenden Quellen.
Am sichersten ist jedoch, einen Anwalt oder den unternehmensinternen Rechtsberater hinzu zuziehen.
Eine detaillierte Übersicht (englisch) finden Sie in diesem Dokument: Datei herunterladen
Eine Stellungsnahme zum Thema "Rechtliche Anforderungen für E-Mail-Fußzeilen" der Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH im Auftrag der Exclaimer Ltd. finden Sie hier:
http://www.exclaimer.de/userfiles/doc/EUlegislation_de.pdf
